Utwórz osobną teczkę dla każdej osoby i pojazdu. Przy każdym dokumencie zapisz: do czego służy, kto go wydał, czy wymagany jest oryginał, tłumaczenie, apostille lub wielojęzyczny formularz oraz jak długo organ uznaje go za aktualny.

Tożsamość i stan cywilny

Sprawdź ważność dowodów osobistych i paszportów. Jeżeli procedura wymaga aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu, ustal właściwy rodzaj odpisu. Gov.pl umożliwia uzyskanie odpisu wielojęzycznego w wybranych sprawach, ale odbiorca nadal ocenia, jaki dokument jest potrzebny.

Dzieci i sytuacja rodzinna

Przygotuj dokument podróży każdego dziecka, a zależnie od sytuacji akty stanu cywilnego, dokumenty dotyczące władzy rodzicielskiej, szkoły i zdrowia. Inne nazwisko lub podróż z jednym opiekunem wymagają wcześniejszego sprawdzenia dokumentów.

Zdrowie, praca i dochód

Zbierz informacje o ubezpieczeniu, leczeniu, szczepieniach i lekach. Przy pracy lub wynajmie mogą być potrzebne dokumenty dochodowe, umowa, historia zatrudnienia albo potwierdzenie świadczeń. Nie przesyłaj pełnych danych wrażliwych, jeżeli odbiorca nie wykazał potrzeby i bezpiecznego kanału.

Pojazd i mieszkanie

Dla samochodu przygotuj oryginalne dokumenty rejestracyjne, dowód własności, ubezpieczenie, historię techniczną i — jeżeli istnieje — certyfikat zgodności. Do mieszkania zachowaj umowę, protokół, dowody płatności i korespondencję.

Kopie i bezpieczne archiwum

Przewoź oryginały w bagażu podręcznym. Zaszyfrowane kopie przechowuj w oddzielnym miejscu i nazwij je według osoby, dokumentu oraz daty. Wydruk dokumentu elektronicznego nie zawsze zachowuje jego moc prawną.

Oficjalne źródła